Terminologie archivistique
- ARCHIVES ACTIVES
Documents à fréquence de consultation élevée. Ils sont à proximité immédiats de l’utilisateur. Il peut s’agir de documents de gestion et pas d’archives au sens classique du terme. Les dossiers vivants sont un exemple courant. Les documents conservés en zone tampon dans les étages en sont un autre exemple.
- ARCHIVES INACTIVES
Archives sans caractère opérationnel (et donc très rarement consultées) mais à valeur documentaire, légale ou juridique. Dites aussi Archives mortes.
- CONSULTATION
C’est l’opération consistant à demander un document ou un conteneur pour le consulter. Cette consultation peut être réalisée dans les locaux d’Archivex (Consultation Interne) ou chez le client
(Consultation Externe). La demande est toujours validée par un écrit (fax ou mail) signé par une personne habilitée, qui peut donner procuration écrite à une tierce personne pour la réception du conteneur. Les délais de livraison sont définis de manière contractuelle.
- CONTENEUR
Caisse en carton spécifique ARCHIVEX. Sa capacité est de 4 à 5 classeurs ou 2 à 3 boîtes à archives, ou encore 6 contenus de classeurs ou boîtes à archives si l’on retire les documents des boîtes ou classeurs.
- ENLEVEMENT
C’est l’opération de sortie des cartons de chez le client, que ce soit pour une première sortie ou après une consultation chez le client.
- ENTREPOSAGE
Ce terme désigne d’une part le stockage des conteneurs dans nos entrepôts et d’autre part le loyer dû pour cette occupation. Ce dernier est calculé en fonction du nombre de conteneurs.
- IDENTIFICATION CLIENT
Ce terme désigne l’emplacement qui vous est réservé sur le conteneur, pour noter selon votre convenance le contenu du conteneur. Cette Identification Client peut être explicite ou non (un code par service par exemple). Elle vous permet d’identifier rapidement un conteneur par rapport à l’inventaire détaillé que vous avez dressé.
- INVENTAIRE
Ce terme désigne le détail du contenu de vos conteneurs, rédigé par vos soins lors du remplissage des conteneurs ou par Archivex suivant la mission confiée.
Série remis par nos soins.
- INVENTAIRE N° DE SERIE
Ce terme désigne la liste des N° de série de vos conteneurs. Ce document vous est remis dès l’entrée informatique de vos conteneurs chez Archivex. C’est à partir de ces N° de Série que vous pouvez identifier vos conteneurs pour demander une consultation par exemple. (Voir
« Numéro de Série »).
- LIVRAISON
C’est l’opération de dépose dans les locaux du client des conteneurs demandés en consultation. Les délais de livraison sont définis contractuellement. Les conteneurs sont remis à une personne habilitée contre signature de l’ordre de consultation externe.
- N° CLIENT
C’est votre référence fondamentale. Le code client est unique et doit être mentionné dans tous les échanges avec les services d’Archivex. Ce code fait partie de l’identifiant client des produits et figure sur chaque conteneur du client.
- N° DE SERIE
C’est la référence fondamentale du conteneur. Ce numéro est attribué de manière aléatoire par le programme informatique pour assurer toute confidentialité. C’est par ce numéro que toute demande doit être formulée.
- BON DE LIVRAISON CONSULTATION
C’est le support écrit édité par Archivex du résultat de la consultation demandée par le client. Ce document est composé de 3 exemplaires dont l’original est remis au client après signature d’une personne habilitée. Il sert également de support à la facturation.
- ORDRE DE SORTIE OU DE DESTRUCTION
C’est le support écrit formalisé de l’ordre de sortie des conteneurs que ce soit pour destruction ou pour récupération par le client de ses archives. Ce document est rempli et signé par une personne habilitée aux sorties définitives.